A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.

Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.

As informações abaixo trazem uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

Estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

• Gestão administrativa
• Gestão de recursos humanos (funcionários)
• Gestão financeira
• Gestão de assuntos jurídicos

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

No final de cada seção terão links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.

Setor de Inadimplência

Ações necessárias

• Controle de inadimplentes (unidades e quantias)
• Cobrança direta e judicial
• Proposição de acordos
• Estudo de medidas

Sugestão de divisão

Conselheiros + Administradora

Observações

À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.

A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.

Saiba mais: Guia Inadimplência

Relação com a empresa administradora / finanças

Ações necessárias

Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:

• contas bancárias
• balancetes mensais
• notas fiscais de produtos e serviços
• pagamento de obrigações trabalhistas
• pagamento de outras obrigações do condomínio (água, luz, contribuição sindical, etc.)

Sugestão de divisão

Conselheiros

Observações

Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.

O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.

A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site da Receita Federal, basta ter o CNPJ do condomínio

Saiba mais: Guia Financeiro

Funcionários

Ações necessárias

• Distribuição de tarefas
• Escala de trabalho
• Controle de horários, faltas e folgas
• Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção

Sugestão de divisão

Zelador

Observações

Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.

Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada. Saiba mais: Guia Funcionários | Guia Terceirização

Manutenção preventiva

Ações necessárias

• Vistoria informal periódica
• Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.)
• Informar problemas e necessidades ao síndico

Sugestão de divisão

Zelador

Observações

O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.

Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.

Saiba mais: Guia Check-up Predial

Obras

Ações necessárias

• Solicitar orçamentos
• Verificação da empresa (clientes, confiabilidade)
• Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos)
• Andamento da obra

Sugestão de divisão

Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico

Observações

Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.

Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembleia.

Saiba mais: Guia Obras

Relação com condôminos

Ações necessárias

• Advertências e multas para infrações ao Regulamento
• Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral
• Verificação de satisfação dos condôminos
• Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões

Sugestão de divisão

Subsíndico

Observações

O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.

Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.

Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.

Saiba mais: Crie Campanhas Internas | Guia Problemas de Convivência | Modelo: Pesquisa de Satisfação

Lazer

Ações necessárias

• Manutenção de equipamentos
• Verificação do uso correto de dependências e equipamentos
• Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações)

Sugestão de divisão

Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador

Observações

A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.

Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.

Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.

Saiba mais: Manutenção de Playgrounds | Recreação em condomínios

Segurança contra assaltos

Ações necessárias

• Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males
• Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados
• Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente

Sugestão de divisão

Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários

Observações

As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.

Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.

Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.

Saiba mais: Guia sobre Segurança