Quórum baixo, assembleia prolongada, brigas, e nada decidido. Quem quer participar de uma reunião desse tipo?

Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, o SíndicoNet elaborou um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e conduzida. Confira:  

Preparação dos participantes

• A parte anterior à assembleia é o primeiro passo para garantir que o evento transcorra com organização e tranquilidade. A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente.
• O ideal é municiar o condômino com todo o tipo de informação possível antes da reunião, para que ele tenha tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. Dessa forma, ninguém se sente surpreso com o valor do reajuste da taxa ou com o preço da pintura da fachada no momento da assembleia.
• O uso da internet pode ser um aliado importante para este fim. Por isso, ferramentas como listas de e-mails, facebook, site do condomínio, blogs, fóruns, assembleia virtual, podem ser extremamente úteis para promover e antecipar o debate entre os participantes.
• Outro item importantíssimo para que a futura assembleia tenha um bom andamento é a definição das pautas. Estas devem ser claras, pertinentes, necessárias e não muito extensas. A quantidade também é determinante. O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se alongue demais.
• Atrair os condôminos é fundamental. Coloque observações no edital, como: "A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio"; "Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas". O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também. (veja aqui mais dicas sobre como ter uma assembleia cheia)

A preparação também pode variar de acordo com a finalidade de cada assembleia:

• Aprovação de contas: Mande antes da reunião uma prévia do que será falado. Um atualizado das despesas do condomínio, com o quanto se gasta atualmente com pessoal, concessionárias, e principais itens de manutenção. Para a ocasião, as pastas devem estar todas aprovadas pelo conselho, que deve vistá-las mensalmente. (saiba mais sobre prestação de contas)
• Previsão orçamentária: Envie, com antecedência, os valores já com reajustes previstos para o período – inflação de contratos, reajustes, média de dissídio. (saiba mais sobre previsão orçamentária)
• Eleição de síndico: caso haja mais de um interessado, é possível que os mesmos conversem com o síndico atual com antecedência e mandem para os outros condôminos suas propostas de trabalho. (saiba mais sobre candidaturas a síndico)
• Convocações específicas: envidraçamento de sacadas ou obras, por exemplo. O síndico pode já mandar os orçamentos colhidos, e as informações técnicas com antecedência.

Ambiente

• Antes da reunião começar, se possível, coloque uma música ambiente suave, ou até um DVD com um tema leve. Músicas agitadas não são recomendadas. Outro toque simpático é oferecer um cafézinho com biscoito para os presentes. Esse tipo de cuidado vai criando um ambiente mais propício para a conversa e para o entendimento entre os vizinhos.
• Se possível também, as cadeiras podem ser dispostas em um círculo, facilitando a comunicação face-a-face.
• Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada, uma vez que a participação da primeira dificilmente é alcançada).
• Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.
• Outra boa medida é levar cópia da Convenção e do Regulamento Interno, para possível consulta.

Condução da reunião de condomínio

O primeiro passo é decidir pelo presidente da mesa. Peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.

Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.

Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.

Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:

• Prestação de contas: de 20min a 25 min
• Previsão orçamentária: de 10 min a 15 min
• Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um
• Aprovação de obras: de 15 min a 20 min

Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.

• Veja abaixo um vídeo de Rodrigo Karpat com mais dicas para realizar assembleias de condomínio:

Objeções

Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião.

Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.

Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.

É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas, as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento, que não na assembleia.

Perda de foco

Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.

Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:

• “Esse assunto será debatido mais tarde”
• “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”
• “O item já foi discutido e aprovado”
• “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”
• “Esse tema não está na pauta do dia”
• “Podemos discutir esse assunto em particular”

Ânimos exaltados

Depois da reunião

Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.

Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo – ou por interesse de algum morador.